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做一个井井有条的人  

2011-11-15 18:10:09|  分类: 【处世智慧】 |  标签: |举报 |字号 订阅

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做一个井井有条的人-处世能力篇

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与幸福有个约定【情感美文】

 

现代人每天的生活就像是上紧发条的时钟,忙碌的上班族每天都有打理不完的琐事,既影响了心情,又降低了劳动效率。

在生活中,做一个井井有条的人,既能省时,又能创造经济效益。如果善于利用时间的话,每天至少有整整一小时,可以用来做更有效率、成果更好的事。不然的话,这一小时很容易白白浪费掉。你如果按照科学的方法,经过一番训练,时间、精力都能发挥最大的作用,所得的报偿自然相对提高,获得更多的利益。这也正是迈向成功之路的秘诀。

很多年前我就发现,大多数人无法如期完成工作的原因是他们已经不清楚自己该干什么才好。他们把该办的事、该回的电话全忘了,自己应该发出去的信不知怎么还压在办公桌的抽屉里,拖来拖去,当然没办法准时交差。这样的后遗症,造成了人管不了事、事管不了人完全失去控制的局面。他们宝贵的时间,并没有用来完成有效益的事情,反而全浪费在解决鸡毛蒜皮的小事上面。一天下来,早就累得人仰马翻、身心俱疲,哪还有力气思考什么长远的计划?更别提处理大事了!当然,他们是心累得要命,工作也很卖力,但是他们忙得没有结果。

我们该怎么扭转颓势呢?就从清理你的办公桌开始吧!

成功者的办公桌是什么样子?你一定会认为这个题目有点小题大作。是整整齐齐,还是文件摊一桌?该进该出的文件,是否都成了积案?四周是不是贴满了提醒你做这做那的小纸条?如果你对以上问题的答案有任何一个是肯定的,那你的办公室就和大家的办公室没什么两样。在大多数公司里,似乎每个人的桌上都是一团乱。不过我想问你一个最基本的问题:"我们干吗要把东西全都堆在桌子上?"

答案很简单。我们把一张又一张纸、档案夹、留言条全往桌上摆,想提醒自己别忘事。我们以为只要自己看见这堆东西,就会记得动手处理,可是往往事与愿违,这些小纸条不是常常不翼而飞,就是被埋在层层文件之下,只有在电话猛然响起,或是有人找上门来,向你讨这要那时,我们才会猛然想起,事情拖了大半天还没做。

要把事情整理得井井有条,其实很简单,一旦上了轨道,你会发现要保持这种习惯并不困难。到了你确定清理书桌的那天,请把门关上,准备好垃圾桶,"这份是什么文件?这文件怎么到我手上的?我打算怎样处理它?"要是你想不到它还有什么保留的价值,马上把它扔掉!你桌上至少有60%的东西都可以扔掉。要不然就放进回收筒,或是改发给别人。

把桌上堆的东西都处理完后,再来看你的文件盒,也别忘了把你贴在墙上、电脑屏幕上的不干胶便条都仔细看过。要是你再勤快一点,何不大刀阔斧,把小边柜、窗台,还有其他你可能把档案顺手一搁、任其繁殖的地方,都一并清理干净。这下子,你马上就可以把乱成猪窝般的办公桌,变得清清爽爽。待你一切就绪,手边应该就会有一叠档案夹放置着你想留着的文件,你的桌上只会剩下笔记本、电话、电脑而已。

桌上堆的文件和档案都清理过后,接下来就轮到你办公桌的抽屉啦。

你知道大家在抽屉里都放些什么东西吗?要是把我看到的讲出来,你八成会以为这些人是开博物馆、杂货店或搞古董买卖的哩。包括有面纸盒、过期的杂志、报纸,甚至还有小食品。当然每个人的办公桌,多少都有一个专堆杂物的抽屉,可是你不会让每个抽屉都变成垃圾场吧!只要花一点工夫整理,你就可以把抽屉中不必要的东西清得干干净净。抽屉清光了,你就可以把桌上重要的档案文件放进来。一般人大约在半小时内,就可以完成这些工作。

完成之后,把你归入"保留"一类的文件放回档案夹,再把这些文件夹,根据时间的排列,归入抽屉。

办公桌内多半有一个抽屉,是设计成专门档案夹的。你要把这个抽屉当成一块沃土来好好照料。你最常翻阅的文件、资料、档案,应该放在随手能拿到的地方,所以放得愈靠外面愈好。比较不常碰的东西,就放在靠里的抽屉。

至于有保管价值但你很少看的文件资料等,不应占着办公桌附近的位置,应该放到边柜的档案抽屉,或是办公室的其他档案柜,或全公司的中央档案系统。还有,你可能不会再翻阅(除非有大麻烦发生)但非留不可的档案,应放在可搬动的档案箱中,放到办公区域之外的地方。

抽屉里要有许多备用的档案夹,当你想开新档案夹的时候,顺手一拿,然后写上这个档案的标签,不要浪费时间去打字,虽然打字的标签看来整齐美观,但要一个个打字,是相当耗时的工作,尤其是当你只打一个标签的时候。

在你为办公桌进行大清仓的时候,会发现自己积攒了一堆专业期刊、员工刊物、杂志、报纸等等,但这些你都想留着看,怎么办?我建议你做一件非常有益的事:剪报,把有用的资料留下来,建立阅读档案。在这个瞬息万变的世界上,谁能快速活用信息,谁就掌握了高度的竞争优势。所以要是有信件、备忘录、刊物、报章杂志等传到你手上,先快速浏览一遍,看看有没有你可以立刻派上用场的内容。如果这份资料的确很重要,就立刻看完。若是没那么紧迫,就先把它放在你预备好的专用剪报阅读档案夹中。等到你有空了,再打开这个档案夹,看看有没有重要信息,用完的资料要记得归入适当的档案,或者你也可以针对某个主页开个档案夹,把相关的资料都放进去。

每天早晨你做的每一件事应该是安排这一天的大事表,只要把新的工作加进大事表中,然后按照你的安排进行工作。大事表第一页写完了,就另起一页继续写,不要挤在空白的地方。等你完成了大事表上约半数的工作,就逐一划掉,下班回家前,记住再看一遍大事表,想想隔天最重要的工作,然后为自己排定时间,写在行事日历上,便于隔天一早就动工。这也是非常好的省时省力的工作秘诀。

 

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